Aftrekbare beroepskosten voor zelfstandigen

Je krijgt het om de haverklap te horen als zelfstandige. “Je moet kosten maken” of “Kan je het niet op de zaak laten zetten”. Het lijkt wel of beroepskosten een steen der wijzen zijn, waarmee zelfstandigen hun aankopen in goud kunnen veranderen. Maar dat is uiteraard niet zo. Bewandel je de gulden middenweg, dan kan je onderweg rijpe vruchten plukken.

Download de checklist beroepskosten

Wat is een beroepskost?

Als zelfstandige betaal je belastingen op je winst, niet op de kosten die je maakt om die winst te realiseren. Daarom mag je op je belastingbrief je beroepskosten aftrekken van je jaaromzet. De overheid heft dan belastingen op het bedrag dat overblijft.

Het is dus niet zo – en dat is voor bijberoepers vaak een koude douche – dat de overheid je beroepskosten integraal terugbetaalt. Door de kosten fiscaal in te brengen, ga je wel ongeveer de helft ervan recupereren.

Minder belastingen is de voorzijde van de medaille. De keerzijde is de prijs: je moet elke beroepskost ook effectief betalen. Stel jezelf daarom deze cruciale vraag alvorens je portemonnee boven te halen: is deze aankoop een meerwaarde voor mijn zaak? Wordt mijn product of dienst er beter mee? Geef ik mijn naamsbekendheid een duwtje in de rug? Kan ik er efficiënter door werken?

Een voorbeeld maakt veel duidelijk

Stel, je baat een zaak uit waarin je broodjes verkoopt voor 5 euro. Om je klant dat hapje voor te schotelen, maak je kosten: je koopt namelijk brood, beleg en verpakkingspapier aan. Je winst bereken je door die kosten af te trekken van de verkoopprijs. Het resultaat is het bedrag dat je moet aangeven aan de fiscus, en waarop je belastingen worden berekend.

Maar het blijft niet bij brood, beleg en papier alleen. Je moet nog meer kosten maken om je broodje aan de man te brengen, zoals:

reclame maken, en zorgen dat mensen je zaak kennen;
je zaak inrichten, zodat klanten er graag blijven zitten (en dus vaak nog meer bestellen);
telefoon en internet, zodat je klanten jou kunnen bereiken voor hun bestelling;
water, gas en elektriciteit, om je ingrediënten vers te houden en je broodjes klaar te maken.

Deze kosten mag je eveneens “aftrekken” van je omzet om je winst te berekenen. Met andere woorden: om het bedrag te verkleinen waarop je belastingen worden gebaseerd. En zo is de trein vertrokken. Want hoe meer je fiscaal kan aftrekken, des te minder belastingen je betaalt. Welke wagonnetjes kunnen we nog allemaal aanhaken?

De wondere wereld van de beroepskosten

Welke kosten kan je aftrekken? Doe je dat geheel of gedeeltelijk? Hoe ga je om met gemengde kosten, afschrijvingen en forfaits? Over de wereld van de beroepskosten kan een documentairemaker als David Attenborough zeker tien seizoenen vullen.

Welke beroepskosten kan je aftrekken?

Je kan een beroepskost fiscaal verzilveren wanneer je aankoop beantwoordt aan deze criteria.

De kost houdt verband met je beroep

Met andere woorden: het mag niet gaan om een privékost. Uiteraard bestaan er wel zogenaamde “gemengde kosten”, zoals je privéwoning waarin je ook een kantoor hebt. In dat geval kan je enkel het deel dat je professioneel gebruikt, ingeven als beroepskost. Idem dito voor kosten zoals internet, telefoon en energie. Over deze gemengde kosten krijg je verderop meer te lezen.

De kost helpt je zaak vooruit
Dat wil zeggen: je doet de uitgave of investering om je bedrijf te starten of te laten floreren. Wat de kost precies is, speelt geen rol. Van een machine om mayonaise te maken over drukinkt om kassabonnetjes te printen tot een etentje met een (potentiële) medewerker om de broodjes te snijden.

Wanneer kan je beroepskosten aftrekken?

Onder deze beide voorwaarden kan je de kassa fiscaal laten rinkelen.

Je betaling en de belastingaftrek gebeuren in hetzelfde jaar

Plaats je eind dit jaar nog snel een bestelling, en staat de factuur op begin volgend jaar? Dan kan je de kost niet meer inbrengen in je belastingaangifte van dit jaar.

Je hebt een bewijs van de kost
De factuur, een btw-bon, een ontvangstbewijs, onkostennota’s – het telt allemaal mee als bewijsstuk. Je moet de documenten zeven jaar bijhouden.

Tip!

Ben je nog niet ingeschreven als zelfstandige, maar maakte je wel al kosten om je activiteit voor te bereiden? Die mag je eveneens aftrekken. Hou daarom steeds al je aankoopbewijzen bij.

Btw-bonnetje: wat is dat?

Een btw-bonnetje is niet meer of minder dan een vereenvoudigde factuur. Onder bepaalde voorwaarden kan je dit inbrengen als beroepskost. Het bonnetje vormt dan voor jou een bewijs naar de fiscus van je gemaakte kost. Goed bijhouden is dus de boodschap. Heb je een bonnetje van een restaurantbezoek? Dan is het ook handig om die afspraak goed te noteren in je agenda. Zo heb je een extra troef achter de hand om aan te tonen dat je etentje verband hield met je zelfstandige activiteit.

Werken met forfaitaire beroepskosten?

Je bent er natuurlijk een tijdje zoet mee om al je bewijsstukken bij te houden. Daarom laat de wetgever zelfstandigen toe om te werken met een kostenforfait. Je kan dan een bepaald percentage van je omzet aftrekken, verminderd met je sociale bijdrage. Hoeveel dat percentage bedraagt, verschilt nogal. Maak je winst als zelfstandige, bedraagt dat percentage 30% (rekening houdend met een jaarlijks wijzigend maximumbedrag). Ben je aan de slag als vrij beroeper? Dan varieert het percentage van 3% tot 28,70%, afhankelijk van je inkomen.

Dat werkt een stuk makkelijker, maar toch is dit niet altijd de beste optie. De verklaring is eenvoudig: de werkelijke beroepskosten liggen meestal hoger, dus is het interessanter om deze in te brengen. Welke keuze voor jou het meest interessant is? Dan kan je boekhouder jou vertellen.

Een goede voorbereiding is de beste start

Wil je zeker zijn dat je aan alles gedacht hebt bij je start als zelfstandige? Ga dan zeker even langs de overzichtspagina. Daar krijg je een handig draaiboek voor een geruste start.

Bekijk het overzicht

Trek je de beroepskost geheel af of gedeeltelijk?

Veel beroepskosten mag je voor het volle pond aftrekken van je belastingen. Vaak voorkomende voorbeelden zijn:

kosten aan je kantoor of kosten voor professionele huisvesting zoals intresten op je lening, huurgeld, verwarming, telefoon en internet;
de sociale bijdragen die je elk kwartaal betaalt;
verzekeringen en pensioenverzekeringen, zoals een Gewaarborgd Inkomen of een VAPZ;
de kosten van je boekhouder.

Uiteraard zijn er ook kosten die je slechts gedeeltelijk kan inbrengen:

restaurantkosten: voor 69%;
representatiekosten voor recepties en relatiegeschenken: voor 50%;
brandstof voor je auto: voor 75%. Een uitzondering daarop vormen de kosten voor je woon-werkverkeer. Daarvoor mag je 0,15 euro per kilometer inbrengen; je auto: tussen 50% en 100% (afhankelijk van de CO2-uitstoot).

Wat doe je met “gemengde” kosten?

Je maakt ook veel kosten voor zaken die je zowel professioneel als privé gebruikt. Denk maar aan je wagen, je internetabonnement en de ruimte in je woning waar je werkt. Deze kosten splits je op: je brengt een deel in als beroepskost, de rest is privé. Waak erover dat de verdeelsleutel geloofwaardig is binnen jouw situatie. Twijfel je of een bepaalde uitgave in aanmerking komt als beroepskost? Je boekhouder helpt alle twijfel uit de wereld.

En hoe zit het met je afschrijvingen?

Grotere investeringen gaan meestal een langere tijd mee. Je doet vaak jaren met je kantoor of industriegebouw, je wagen, een machine, je IT-materiaal of – in het voorbeeld van de broodjeszaak – de inrichting van je zaak. Anders dan bij de eenmalige beroepskosten spreid je deze investeringen over verschillende jaren. Hoeveel je precies afschrijft per jaar, hangt af van de aankoop:

kantoor en gebouwen: 3%
industriële gebouwen: 5%
meubilair en machines: 10%
voertuigen: 20%
klein materiaal zoals je smartphone, scanner en gereedschap: 33%

Klein materiaal is dus afgeschreven na drie jaar. Een laptop van 600 euro trek je dus gedurende drie jaar telkens voor 200 euro af van je belastingen.

Download onze checklist beroepskosten

Laat het duidelijk zijn: hoe je omgaat met beroepskosten is géén exacte wetenschap. Wat voor de ene onderneming een perfect verdedigbare kost is, is dat voor de andere niet. Toch kunnen we je een houvast geven. Laat je mailadres achter en je krijgt een handige checklist zodat je geen fiscaal voordeel misloopt.

Beroepskosten aftrekken van je belastingen: hoe gaat dat precies in zijn werk?

Heb je een eenmanszaak? Geef dan je inkomsten en kosten in via het zogenaamde deel 2 van je belastingaangifte. Je kan dat in principe zelf doen, door een berekening te maken van je omzet en de kosten die je gemaakt hebt.

De fiscus kan dan je boekhouding opvragen. Zij controleren hoe je de totale kost berekend hebt, en gaan na of al de kosten aanvaardbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat je alle bewijzen (zoals facturen, ticketjes en btw-bonnen) nauwkeurig bewaart.

Maar laat ons een kat een kat noemen: dit soort van administratie is specialistenwerk. Door te werken met een boekhouder kleur je keurig binnen de lijntjes. Omdat deze expert de regelgeving rond onkosten kent als zijn broekzak, bespaar je gegarandeerd stevig op je belastingen. Bovendien kan je de prijs van je boekhouder drukken door alle bewijzen geordend bij te houden, soort per soort. En vergeet niet: ook de kosten van je boekhouder zijn integraal aftrekbaar!

Tip!

Ben je vrijgesteld van btw als “kleine onderneming”? Geef dan je beroepskosten aan inclusief btw. Je betaalde immers de volle pot, zonder de btw te recupereren via de btw-aangifte. Maar ook dit is specialistenwerk, dat je beter overlaat aan je boekhouder.

Beroepskosten aftrekken: interessant om te onthouden

Elke kost die je maakt voor je zaak, kan je later (gedeeltelijk) recupereren. Hou het wel binnen de perken, en overdrijf bijvoorbeeld niet met restaurantbonnetjes. En met wat fiscaal bochtenwerk kan je misschien wel twee wagens inbrengen. Maar vergeet niet dat de fiscus steeds strenger controleert.

Hoe hoger de totale kost die je aftrekt van je inkomsten, hoe lager het inkomen waarop je belasting moet betalen. Je betaalt wel minder belastingen, maar er blijft ook minder over om je privékosten mee te betalen. Kosten maken mag daarom nooit een doel zijn op zich.

Beroepskosten of hobbykosten?

Veel bijberoepers maken – terecht – gretig gebruik van de kostenaftrek. Zo’n 40% van de zelfstandigen in bijberoep houdt netto nul euro over aan zijn of haar nevenactiviteit. Stel dat je 1.000 euro verdient, maar ook 1.000 euro kosten inbrengt, dan is het resultaat inderdaad een nuloperatie.

Waarom zou je dan überhaupt een bijberoep opstarten? Eenvoudig: om de kosten die je maakt voor je hobby te recupereren via de belastingen. Dat is slim bekeken, maar dan moet je er natuurlijk wel voor zorgen dat je bijberoep ook geld oplevert.

                      
  Deze pagina voor je samengevat
                  
                  Aftrekbare kosten zijn kosten die je maakt voor je zaak. Deze kan je fiscaal inbrengen.
Bepaalde uitgaven kan je volledig aftrekken, andere gedeeltelijk en sommige helemaal niet.
Kosten maken is geen doel op zich. Je houdt privé immers minder budget over.